Сегодня электронные подписи массово применяются не только в работе обычных компаний, но и прочно вошли в онлайн-сферу. Использование ЭЦП сильно упрощает взаимодействие между сотрудниками онлайн-проектов и позволяет заключать сделки с другими проектами и партнерами.
Бумажный документ, подписанный участником сделки собственноручно, аналогичен электронному документу, заверенному электронной подписью. По своей юридической силе они равны. Федеральное законодательство регулирует использование ЭЦП и электронный документооборот.
Фрилансеры и удаленные специалисты могут быть уверены в благонадежности сделки, если она проведена через программу ЭДО и заверена электронной подписью. Заказчик не сможет внести изменения в подписанный ЭП документ и требовать от специалиста выполнение неоговоренных задач.
В статье разберем, что такое ЭЦП, когда она появилась у нас в стране, как используется в онлайн-сфере, сколько действует, как ее оформить и где заказать.
Про электронную подпись (ЭЦП) простыми словами
Известно, что руководители организаций или уполномоченные сотрудники подписывают документы и при необходимости ставят на них печать, придавая тем самым заверенной форме юридическую значимость. Наравне с этим форматом применяется обмен документацией между контрагентами в электронном виде.
Существуют системы электронного документооборота (ЭДО), которые делают сотрудничество как внутри одной компании, так и между несколькими удобным и оперативным. Такой вид взаимоотношений характерен для онлайн-проектов и онлайн-школ, в частности, потому что специалисты, работающие в них, ведут свою деятельность на «удаленке». Встречаться с ними, например, для подписания договора оказания услуг невозможно, так как они могут проживать очень далеко.
Документы в системах ЭДО заверяются электронной цифровой подписью (ЭЦП). Она также необходима для входа в личный кабинет программы.
Сокращение «ЭЦП» принято использовать у нас в РФ с момента использования электронной подписи, но в законодательстве используется сокращение «ЭП» (электронная подпись). Мы же в статье будем использовать устоявшуюся и более привычную аббревиатуру. По своей сути, ЭЦП – то же самое, что и ЭП.
Имея ЭЦП, не нужно распечатывать документ, ставить на нем подпись шариковой ручкой, делать скан и отправлять бланк второму участнику сделки по emal, а ему, в свою очередь, не нужно повторять весь этот процесс. Согласитесь, что данные действия отнимают очень много времени, которое можно было бы уделить задачам поважнее.
Некоторые руководители онлайн-проектов до сих пор так делают, не зная о возможностях сервисов ЭДО и электронной подписи, либо они не знают, как внедрить их в свой онлайн-проект.
ЭЦП аналогична обычной подписи и придает документу такую же юридическую силу. Записывается она на специальный носитель, который называется рутокен или флеш-накопитель.
Преимущества:
- Позволяет заверять и обменивается формами документов быстро и просто;
- Уменьшает расходы, связанные с документооборотом;
- Защищает информацию, имеющую коммерческий статус.
- Придает сделке правовую значимость. С помощью подписанных ЭП документов можно впоследствии отстаивать свои интересы.
Говоря об ЭЦП, следует отметить два таких понятия, как сертификат и ключ электронной подписи. Сертификат подтверждает принадлежность ЭЦП конкретному человеку (сотруднику компании). Он бывает простым и усиленным. Усиленный имеет повышенный уровень безопасности и выдается удостоверяющим центром, имеющим на это полномочия.
В ключе записаны последовательные коды, обычно они используются парой. Первый символ – это сама подпись, а второй – подтверждает ее подлинность. Для подписи каждого создаваемого документа, генерируется новый код.
Информация, которую получают в УЦ – это не ЭЦП, а средство, чтобы ее создать.
История использования ЭЦП
Несмотря на то, что некоторые руководители компаний и бизнеса в онлайне, не применяют в своей работе электронную подпись и электронный документооборот, появилась ЭЦП в нашей стране более 25 лет назад. Использовать ее стали с 1994 г., и только в 2002 г. появился закон, регулирующий их применение. Он не давал четких формулировок, плохо объяснял новые термины, не давал ясных инструкций по приобретению подписи.
В 2011 г. применять сервисы электронного документооборота стали государственные учреждения. ЭЦП выдавались всем должностным лицам (директорам, их заместителям, главным бухгалтерам).
С 2012 г. наблюдается массовое использование ЭДО и ЭЦП. А сегодня при необходимости электронную подпись может приобрести любое физическое лицо. Мы быстрыми шагами перешли на удаленный формат работы, огромных масштабов достигла сфера edtech, развивается фриланс. Во всех этих направлениях уже не обойтись без электронного документооборота и электронной подписи.
3. Для чего используется ЭЦП, и как применять в онлайн-проекте?
Руководители онлайн-проектов часто ищут себе не только фрилансеров для выполнения разовых задач, но и формируют штат из наемных сотрудников (преподаватель онайн-школы, администратор онлайн-проекта, таргетолог, SMM-щик, контент-менеджер, лендингист и др.) Такие специалисты работают на «удаленке» в одном онлайн-проекте годами. При таком формате сотрудничества тоже необходимо использовать электронный документооборот.
С удаленными специалистами подписываются те же документы, что и с фрилансером: договор оказания услуг, акт сдачи-приемки и т.д. Кроме этого сотрудники дополнительно могут готовить отчеты по проделанной работе, аналитические справки, ведомости. Если сотрудник – самозанятый, то он предоставляет чек после получения зарплаты. У каждого такого специалиста должна быть ЭЦП и регистрация в ЭДО, чтобы сделать процесс сотрудничества удобным и быстрым.
В сфере edtech представлено много востребованных онлайн-профессий. Самые популярные позиции я объединил в топ-10 и рассказал о них в этой статье.
Электронный документооборот в онлайн-проекте может быть не только внутренним, когда взаимодействие происходит между руководителем и сотрудниками, но и внешним, когда нужно заключить сделку с другим онлайн-проектом или партнером. В этом случае также удобно пользоваться возможностями ЭДО и ЭЦП.
Также собственники онлайн-бизнеса могут сдавать налоговую отчетность в ИФНС, используя функционал программы ЭДО.
Документы, которые имеют обязательную форму, утвержденную ФНС, должны соответствовать утвержденным требованиям, чтобы иметь юридическую силу. Это относится, например, к счетам-фактурам или первичным документам.
Подробнее о том, как организовать электронный документооборот в онлайн-проект читайте в этой статье.
Электронная подпись для «удаленки» и фриланса
У специалистов, которые работают на фрилансе, часто возникают неприятные ситуации с недобросовестными заказчиками. Такой клиент может не оплатить работу или исчезнуть на каком-то этапе. А потом фрилансеру трудно отстоять свою правоту и получить деньги. Можно просить предоплату, наносить водяные знаки на графические материалы, отправлять половину заказа. Но это не всегда помогает и не всем подходит. Самый надежный вариант обезопасить себя и сделку – правильно составить и подписать документы с клиентом.
Перечень документов для фрилансера
При выполнении заказа нужно оформлять стандартный набор документов:
- договор об оказании услуг – в нем указываются условия работы и порядок оплаты услуг;
- техническое задание – в нем подробно изложены инструкции по предстоящей работе в рамках договора об оказании услуг;
- календарный план – при больших сделках, когда работа выполняется этапами, отражает сроки выполнения каждого этапа и оплату конкретной части;
- график платежей;
- акт сдачи-приемки выполненных работ – конечная форма, подтверждающая выполнение заказа и то, что он принят клиентом.
Список документов небольшой, но каждый из них может быть подробно расписан на нескольких страницах, все зависит от заказчика и конкретной задачи. Мало правильно заполнить все эти бланки, нужно еще придать им правовую значимость.
Подписывать бланки, делать их сканы и обмениваться с заказчиком – достаточно трудоемко и отнимает много времени. Еще для такой процедуры нужно иметь принтер со сканером.
Использование ЭЦП – это способ, которым фрилансер может себя защитить и обезопасить сделку.
К помощи фрилансера прибегают, в основном, юридические лица или руководители онлайн-проектов в статусе ИП. Многие из них уже имеют ЭЦП и зарегистрированы в сервисах ЭДО, поэтому подписать с ними бланки проблем не составит.
Законодательство выделяет несколько видов электронных подписей:
- простая ЭЦП – она не подходит фрилансеру, так как не позволяет узнать, были ли документы изменены. Заверенный такой подписью бланк можно корректировать после подписания, и это нигде не отобразится;
- усиленная неквалифицированная ЭЦП – фрилансер может использовать, так как она дает возможность проверить менялась ли форма после подписания. Однако стороны должны будут составить дополнительное соглашение о признании такой подписи равной собственноручной;
- усиленная квалифицированная ЭЦП – самый оптимальный вариант для фриланса: есть возможность проверить, менялась ли форма после подписания, и подпись автоматически признается равной собственноручной в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи». Заключать допсоглашение не нужно.
В настоящее время первые 2 вида электронной подписи почти полностью вышли из обихода. Усиленная квалифицированная ЭЦП – самая защищенная, у нее повышенный уровень безопасности, поэтому многие сервисы требуют наличия именно ее.
Преимущества электронного документооборота:
- электронно сформированные бланки и подписанные ЭЦП имеют правовую силу, подтверждают факт исполненных обязательств и обязанность клиента оплатить услуги;
- заказчик не может вносить изменения в техническое задание и требовать выполнить неоговоренные в нем задачи без дополнительной оплаты;
- согласно календарному плану и плану выплат заказчик обязан оплатить работу полностью или поэтапно в указанные сроки. Таким образом, Вы обеспечите себе финансовую стабильность и сможете правильно распоряжаться своим временем;
- акт сдачи-приемки выполненных работ подтвердит, что заказчик принял работу и претензий не имеет. В случае возникновения недопонимания Вы сможете отстаивать свои интересы, имея на руках юридически значимые документы, так как согласно 63-ФЗ ЭЦП аналогична по своей силе собственноручной подписи;
- ускоряет процесс заключения сделки и экономит время фрилансера, которое он тратит непосредственно на выполнение работы Если заказчик хочет, чтобы фрилансер выполнил дополнительные задачи, то он должен с ним это обсудить и в случае согласия внести правки в ТЗ и отдельно оплатить дополнительную работу;
- после подписания документа заказчик не сможет внести в него правки и добавить несогласованные пункты.
Чтобы подписывать документы и обмениваться ими с заказчиком, фрилансеру понадобится:
- Выбрать ЭЦП, которая подходит для формата работы фрилансера и взаимодействия с клиентом.
- Скачать на компьютер СКЗИ КриптоПро последней версии (за первые 90 дней использования платить не нужно.)
- Установить на рабочее место программу КриптоАРМ ГОСТ — (за первые 14 дней платить не нужно).
Если Вам что-то будет не понятно, то оператор, у которого Вы приобрели ЭЦП, поможет настроить рабочее место. Обратитесь в службу технической поддержки, специалисты разъяснят непонятные моменты, а при необходимости, подключатся к Вашему компьютеру и внесут нужные настройки.
Таким образом, фрилансер, который использует систему ЭДО и электронную подпись в работе, полностью защищает себя и сводит к нулю возможные риски. Работа построена эффективно, а, значит, можно больше зарабатывать, выполняя больше заказов.
Юридическая сила ЭЦП при электронном документообороте
Бумажный документ имеет юридическую силу, если он
- составлен грамотно и без ошибок, в соответствии с общепринятыми нормами;
- подписан сторонами (контрагентами);
- заверен при необходимости печатью.
Документ, сформированный электронно, должен также соответствовать общепринятым требованиям и быть составленным правильно. Он не подписывается сторонами собственоручно, для этого необходимо использовать электронную подпись.
Оба эти варианта равны по своей юридической силе. Электронный документооборот и применение ЭЦП регулируется федеральными законами:
- 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г.
- 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г.
- Приказ Минфина РФ № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 г.
Таким образом, использование ЭЦП – это легально и безопасно. Ее можно и нужно применять в работе и внедрять в процессы онлайн-бизнеса
Срок действия электронной подписи
Стоимость ЭЦП начинается от 1 500 руб., в зависимости от потребностей ее владельца. Точную стоимость нужно уточнять у оператора, работающего в Вашей местности.
Срок действия электронной подписи составляет 1 год со дня ее оформления. ЭЦП используется не только для заверения документов, но и для входа в личный кабинет ЭДО. Также с ее помощью можно заходить на официальный сайт Госуслуг и записываться на прием в нужное государственное учреждение или направлять документы (справки, выписки, копии и т.д.). Еще можно на сайте ИФНС сдавать налоговую отчетность.
ЭЦП – удобный и выгодный инструмент не только для крупных компаний, онлайн-проектов, но и простых граждан, так как не нужно стоять в очередях, а можно записаться онлайн.
За месяц до окончания срока действия ЭЦП система уведомит Вас о том, что сертификат нужно продлить.
Как и где получить электронную подпись?
Итак, Вы взвесили все «за» и «против» и приняли решение приобрести электронную подпись. Для этого нужно пройти несколько этапов:
- определиться с видом подписи (скорее всего, это будет усиленная квалифицированная ЭП);
- выбрать удостоверяющий центр (перечень УЦ можно найти на официальном сайте Минкомсвязи, информация постоянно обновляется);
- заполнить заявку;
- оплатить выставленный счет;
- подготовить необходимую документацию;
- получить ЭП.
Подробно рассмотрим каждый этап.
Шаг 1. Определиться с выбором подписи, которая соответствует Вашим потребностям.
Сегодня массово используют электронные подписи во многих сферах нашей жизни. Даже появляются взломщики, которые крадут сертификат подписи и используют в мошеннических целях. В связи с этим все меньше используют простые ЭП и отдают предпочтение усиленным квалифицированным, так как они являются самыми безопасными и защищенными.
Шаг 2. Выбрать удостоверяющий центр.
Государство наделяет полномочиями удостоверяющие центры выдавать сертификаты ЭП, но и может прекратить их деятельность, поэтому с актуальный перечень УЦ следует смотреть на официальном сайте Минсвязи.
УЦ – это юридические лица, которые формируют и выдают подписи. Но у них есть и другие обязанности:
- подтверждать подлинность ЭП;
- блокировать сертификат подписи при необходимости;
- помогать решать конфликтные моменты;
- оказывать техническую поддержку;
- предоставлять пользователям необходимое ПО.
В России около 100 удостоверяющих компаний, поэтому ориентируйтесь на наличие центра в Вашей местности. На официальном сайте можно узнать, есть ли УЦ в Вашем городе.
Шаг 3. Заполнить заявку.
Заявку можно заполнить при личном посещении УЦ, но лучше это сделать дистанционно. Удаленно подать заявку – это удобно и сэкономит Ваше время.
После получения запроса на оформление подписи, Вам позвонит сотрудник центра и уточнит поступившую информацию. Также он ответит на все Ваши вопросы.
Шаг 4. Оплатить.
Оплатить оформление ЭП нужно заранее. Вам выставят счет после обсуждения всех деталей. Цена подписи в каждом регионе своя и будет зависеть от Вашей местности, от самого брокера и от функционала ЭП. Ценник начинается от 1 500 руб. и доходит до 8 000 руб.
Документы для ЭЦП
Набор документов, которые нужно предоставить в УЦ при оформлении подписи, будет отличаться в зависимости от категории заказчика: физлицо, ИП или юридическое лицо.
Для физлица:
- заполненная форма заявления;
- паспорт с ксерокопией;
- ИНН;
- СНИЛС;
- квитанция об оплате услуги;
- доверенность на получение ЭП (если оформлением занимается доверенное лицо будущего владельца подписи).
Физлицо, зарегистрированное в качестве самозанятого, дополнительно предоставляет справку о постановке на учет. Ее можно заказать в приложении «Мой налог», в котором самозанятый ведет учет своих доходов.
Для юридического лица:
- заполненное заявление;
- ОГРН ЮЛ;
- ИНН;
- выписка из ЕГРЮЛ (не старше 1 месяца);
- паспорт с копией того лица, которое будет использовать ЭП;
- квитанция об оплате;
- СНИЛС лица, которое будет использовать ЭП;
- Приказ о назначении на должность директора (если использовать ЭП будет директор);
- для других сотрудников нужны доверенности, чтобы они могли использовать ЭП.
Для ИП:
- заполненное заявление;
- ОГРН ИП;
- ИНН;
- актуальная выписка из реестра предпринимателей;
- квитанция об оплате.
Дистанционно направляется заявка и сканы всех документов. При посещении офиса, чтобы забрать ЭП, нужно взять оригиналы документов для сравнения с предоставленной информацией.
Заказать электронную подпись можно, например, в компаниях «Контур» или «Тензор». Они давно зарекомендовали себя на рынке и их услугами пользуются уже тысячи клиентов.
