Многие компании, включая и те, которые работают в онлайн-сфере, не знают о существовании такого понятия как электронный документооборот (ЭДО). Они обмениваются документами дистанционно, используя электронную почту. Для этого нужно сделать скан или фото, например, подписанного договора, а затем отправить его партнеру/клиенту по email, что достаточно трудоемко, да еще и требует наличие сканера или телефона с фотокамерой. Гораздо удобнее воспользоваться специальным сервисом по обмену электронными документами и в один клик переслать документ контрагенту.
С помощью системы ЭДО также можно дистанционно сдавать отчетность в ИФНС. Лично я сталкивался с тем, что некоторые известные продюсеры и владельцы образовательных проектов в онлайне не в курсе того, что налоговую документацию можно не нести в налоговую службу и отстаивать большие очереди, тратя свое время. А можно использовать для этого систему ЭДО, тем более, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и на бумаге.
И это не прихоть продюсеров, они бы и рады использовать современные средства обмена документами, которые имеют юридическую силу, но не знают, что такая возможность давно существует, и функционал ЭДО можно и нужно использовать.
Как организовать в онлайн-школе или любом другом онлайн-проекте и как правильно использовать в работе, разберем в статье.
Что такое ЭДО, и как это использовать в онлайн-школе?
Само название «система электронного документооборота» говорит о возможности обмениваться документами дистанционно между участниками сделки. Такие документы подписываются электронной подписью и имеют ту же юридическую значимость, что и бумажные (договора, письма, отчеты, чеки и т.д.)
В самом процессе несложно разобраться, поймет даже новичок, так как сервисы ориентированы на простых людей, не обязательно иметь образование экономиста или бухгалтера. Отправитель заполняет документ, загружает его в систему, заверяет электронной подписью и пересылает второй стороне. Если необходимо, чтобы второй участник тоже подписал документ, то отправитель ставит галочку в строке «Запросить подпись контрагента».
Плюсом использования таких сервисов является полная сохранность документации, все отправленные или полученные формы представлены в личном кабинете пользователя.
Функционал сервисов ЭДО в широком понимании подходит для 2-х видов взаимодействия:
- внутренний обмен документами онлайн-школы (между сотрудниками);
- внешний — передача документов другим участникам дистанционной сделки (между несколькими онлайн-проектами).
Чтобы использовать возможности сервиса внутри онлайн-проекта, нужно приобрести специальный программный пакет и скачать приложение системы ЭДО на компьютер и мобильный телефон, предоставить доступ каждому члену команды.
Для внешнего документооборота между несколькими онлайн-проектами дополнительно понадобится оператор ЭДО. Он обеспечит взаимодействие и передачу необходимых сведений и будет контролировать их формат.
Преимущества ЭДО
Сокращение расходов и дополнительного оборудования. Обмен документами на бумаге – это недешевое удовольствие, так как необходимо иметь принтер, покупать бумагу. Электронный формат обеспечит экономию денежных средств, так как не требует наличия дополнительных расходников.
Сервисы ЭДО берут оплату за отправленные формы, но это все равно дешевле, чем купить те же самые принтер и бумагу. Общая сумма делится на каждый отправленный документ. Чем больше единиц будет отправлено, тем дешевле будет каждая из них.
Скорость оформления. Прибумажном формате взаимодействия нужно искать руководителя, чтобы он подписал бланк, отсылать документы по email. В онлайн-школе невозможно так работать, ввиду того, что все сотрудники — наемные и могут проживать в разных точках не только нашей страны, но и мира. Поэтому одни руководители онлайн-проектов уже оценили возможности ЭДО, а другие обязательно в ближайшее время к этому придут.
Компактность. Документы в цифре не занимают много места, гигабайты информации могут храниться в личном кабинете пользователя ЭДО, на жестком диске компьютера или в облаке. Для сравнения, обычные компании, работающие не в онлайне, могут под хранение архивов выделять целые этажи, а потом тратят часы на поиск нужной бумаги. При цифровом хранении нужный документ можно найти за считанные секунды.
Прозрачность. При дистанционном взаимодействии видно, на какой стадии находится каждый документ в данное время (еще не прочитан, или еще не подписан и т.д.). Виден специалист, которому направлена форма, и который должен ее согласовать, подписать, или просто прочитать и дать обратную связь. Такая схема сотрудничества удобна и понятна.
Система ЭДО делает сотрудничество между участниками прозрачным: можно в любой момент отследить статус исходящего документа.
Оптимизация бизнес-процессов. Переход онлайн-школы на ЭДО полностью оптимизирует политику компании. На согласование и подпись электронных документов не нужно тратить много времени, как это происходит в обычных компаниях. Руководители и сотрудники онлайн-проекта не отвлекаются надолго от выполнения своих обязанностей.
Приложения для мобильных устройств. Большинство операторов ЭДО имеют свое мобильное приложение, которое работает на мощностях операционных систем IOS и Андроид. Скачав приложение на телефон, можно быть в курсе всех процессов, находясь в командировке или в отпуске.
Система поддержки. Сервисы ЭДО сами напоминают контрагенту об окончании периода для подписи или просрочке. А также сигнализируют о новых документах, поступивших в личный кабинет пользователя.
Какие документы можно отправлять через ЭДО?
В каждой онлайн-школе свой стандартный набор документов, которыми необходимо обмениваться:
- договора и соглашения;
- письма и анкеты;
- акты и счета-фактуры;
- распоряжения и приказы;
- отчеты о проделанной работе или о конкретном этапе;
- ведомости;
- аналитические справки;
- прейскуранты;
- перечень услуг и продуктов онлайн-проекта;
- чеки;
- другие формы.
Все эти формы можно быстро направить другому участнику с помощью системы оператора ЭДО.
Руководители онлайн-проектов могут отправлять с помощью систем ЭДО отчеты в налоговую службу.
Если какие-то документы, у которых есть утвержденная ФНС форма (например, счет-фактура или первичный документ), не будут соответствовать установленным требованиям, то документ не будет иметь юридическую силу. Это должны понимать и исполнять руководители проектов, чтобы не попадать в неприятные ситуации. Например, со счетами-фактурами связаны налоговые вычеты, поэтому к ним нужно отнестись серьезно.
Какую выбрать систему электронного документооборота?
Каждая система ЭДО имеет свой функционал и специфику документооборота между контрагентами. Поэтому руководители онлайн-школ должны отдавать предпочтение тому или иному сервису, исходя из потребностей проекта. Почему руководители онлайн-бизнеса переходят на обмен документами в цифре? На это есть несколько причин:
- Онлайн-школа работает с большим количеством документов как внутри проекта, так и за его пределами.
- Не нужно дублировать бумаги, как это происходит в обычных компаниях. Все оригиналы хранятся на сервере оператора ЭДО, и в нужный момент их можно оттуда извлечь и переслать нужному человеку. В обычной жизни оригиналы могут потеряться, при использовании ЭДО это исключено.
- Владелец онлайн-школы осознает преимущества системы ЭДО, ценит свое время и хочет сделать все взаимодействие внутри команды и сотрудничество с другими онлайн-проектами максимально прозрачным и автоматизированным.
- Нет необходимости покупать печать, дополнительную технику, хранить бумажные архивы. Применение в работе онлайн-школы сервиса ЭДО экономит расходы проекта.
Перечень операторов ЭДО размещен на официальном сайте ФНС. При выборе оптимального для проекта сервиса ЭДО следует обратить внимание еще и на такие моменты:
- какие возможности есть у системы;
- насколько сервис надежен;
- отвечает ли потребностям онлайн-школы;
- сколько пользователей зарегистрировано в системе;
- сколько стоит роуминг, если обмениваться документами с контрагентом, который пользуется услугами другого оператора ЭДО;
- сколько лет система работает на рынке;
- какие отзывы о сервисе пишут пользователи, довольны ли они работой сервиса;
- стоимость продукта.
Выше я отметил, что все документы подписываются специальной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Ее стоимость обойдется примерно от 2 000 до 4 500 руб. ЭЦП – это цифровой ключ, на который записана информация о владельце. Записывается она на носитель – рутокен, который вставляется в USB-разъем компьютера. Подробно про ЭЦП читайте в моей отдельной статье по ссылке.
Стоимость лицензии ЭДО у каждого оператора своя. Для владельца онлайн-школы стоимость тарифа может обойтись, например, в 6 000 руб. за 2 500 единиц документов или 500 руб. за 10 единиц.
Деньги взимаются только за исходящие формы, входящие будут бесплатными. Конечная сумма зависит от выбранного тарифа. Причем вся сумма раскидывается на количество отправленных документов. Чем больше единиц будет отправлено, тем дешевле будет стоить каждый отдельный документ. В среднем одна электронная форма обойдется онлайн-проекту от 3 до 10 руб.
Если Вы сотрудник онлайн-школы и обмениваетесь с работодателем только договором на оказание услуг и актом 1-2 раза в месяц, то выгодно будет приобрести ЭЦП для обмена неформализованными документами. Например, в сервисе ЭДО «Диадок», такая подпись обойдется в 2 000 руб., а за исходящие и входящие формы платить не нужно. Подробнее о «Диадоке» узнаете в следующем разделе статьи.
ЭДО «Диадок»: что это за система?
Как и в любой другой системе ЭДО, в «Диадоке» можно работать дистанционно и закрывать рабочие задачи, не выходя из офиса или дома. Цифровые формы равны по своей юридической значимости бумажным, так как подписываются ЭЦП. В сервисе «Контур Диадок» на сегодняшний день зарегистрировано более миллиона пользователей, среди которых числятся и крупные онлайн-проекты.
Функционал системы позволяет работать с входящими, исходящими документами и заверять их электронной подписью. Также предусмотрена возможность взаимодействовать с контрагентами, которые зарегистрированы в другой системе ЭДО, а не в «Диадоке». В программе можно отправлять отчетность в ИФНС и подписывать договора с подрядчиками.
Чтобы начать пользоваться возможностями «Диадока», не нужно отдельно устанавливать на компьютер программное обеспечение. Нужно только пройти обычную регистрацию. Вход в личный кабинет происходит по электронной подписи.
Преимущества программы «Контур Диадок»:
- Создание, передача и получение электронных форм.
- Интеграция с 1С. Участникам не нужно вручную вводить параметры и текст, необходимые бланки формируются автоматически и подключаются к бухгалтерской программе.
- Взаимодействие с различными информационными сервисами: API, SAP, MS Dynamics, Oracle.
- Пользоваться расширенным функционалом можно, создав учетную запись.
- Сотрудничество не только внутри команды онлайн-проекта, но и взаимодействие с государственными органами РФ.
- В сервисе не нужно дублировать данные.
- Все корректировки в электронную документацию происходят дистанционно.
- Виден статус документа. Участники могут наблюдать каждый этап сделки.
- Специальные настройки позволяют отсечь ненужные параметры и найти нужную форму.
- У системы есть свое мобильное приложение, которым можно пользоваться со смартфона.
- Имеется собственное хранилище данных.
- Можно выстроить путь передачи каждой единицы.
- Взаимодействие с аналогичными программами.
- Клиенты «Контур Диадок» могут контролировать действия других участников. Если контрагент захочет получить доступ к документам, сервис просигнализирует об этом.
Если планируете работать в «Контур Диадоке» только с входящими документами, то это обойдется намного дешевле. Чтобы подписывать такие документы, понадобится оформить платную подписку, которая обойдется 1 000 – 3000 руб. в год. Конечная стоимость тарифа будет зависеть от числа отправленных форм.
ЭДО «СБИС»: что это такое?
Функционал СБИС позволяет работать сразу в нескольких режимах, которые взаимодействуют друг с другом. Одним из таких режимов является электронный документооборот. Он наиболее распространен среди пользователей, включая и онлайн-школы.
Для чего подойдет функционал СБИС:
- проверять других участников сделки;
- формировать и отправлять отчеты в государственные учреждения;
- искать торги на разных платформах и просматривать аналитику тендеров;
- принимать фискальные отчеты дистанционно;
- вести бухгалтерскую, кадровую и складскую документацию;
- контролировать бизнес-процессы;
- подключать программы CRM для эффективной работы отдела продаж.
Сервис ЭДО «СБИС» имеет бесплатную версию, которая подходит для взаимодействия между контрагентами, работы с первичной бухгалтерской документацией и формирования отчетов для госучреждений. Для удобства контроля бизнес-процессов программа имеет свое мобильное приложение, работающие на операционных системах iOS и Android.
Бесплатная версия СБИС подойдет для работы только с входящими формами. Чтобы можно было отправлять документацию, потребуется подключить платный тариф. Самый дешевый пакет услуг стоит 500 руб. в год. В эту сумму войдет одна ЭЦП, возможность переслать 50 исходящих пакетов за квартал и пользоваться внутренним чатом и видеосвязью.
Чек-лист перехода на ЭДО
- Оформить электронную цифровую подпись
ЭЦП обойдется от 2 000 руб. Если с носителем, то дороже. Выдача подписи происходит, как правило, в день подачи документов. Ищите брокера от сервиса ЭДО, который Вы выбрали, в своем городе, чтобы сэкономить на поездке за рутокеном.
Приобретайте ЭЦП только в уполномоченных на это Удостоверяющих центрах. С их перечнем можно ознакомиться на сайте Министерства связи.
- Подключиться к системе ЭДО, допущенной ФНС
Подключение к программе происходит быстро, вся процедура занимает не больше 1 часа.
- Договориться с контрагентами о переходе на обмен электронными документами
Если Ваш контрагент уже является пользователем сервиса, то просто отправьте ему приглашение внутри программы.
Большинство операторов «дружат» друг с другом, поэтому не составит проблем взаимодействовать с участником сделки, который зарегистрирован в другой системе ЭДО. Для корректного обмена данными существуют специальные условия, например, Роуминг на Платформе ОФД.
Итак, мы рассмотрели две системы ЭДО – «Контур Диадок» и СБИС. Первая отлично подходит для подписания договоров с подрядчиками, а вторая – для предоставления отчетности в государственные органы РФ, включая и взаимодействие с ИФНС.
Есть множество других систем ЭДО, например:
- ELMA;
- Synerdocs;
- «Сбербанк E-invoicing»;
- «Контур.Экстерн»;
- DocSpace «ДЕЛО»;
- «Логика»;
- «ЕВФРАТ».
Лично я рекомендую эти две системы, о которых рассказал в статье — «Контур Диадок» и СБИС, так как уже долгое время работаю в них и считаю, что их возможностей более чем достаточно для организации электронного документооборота в онлайн-проекте.
